L’uso di dispositivi per registrare conversazioni in ambito aziendale solleva questioni giuridiche e di privacy, con implicazioni su sicurezza e relazioni.
La diffusione di tecnologie in grado di registrare conversazioni ha portato le imprese a confrontarsi con una nuova e delicata realtà: come gestire e regolamentare la registrazione di conversazioni in azienda, nel rispetto della normativa e della fiducia interna?
Ormai è noto. La tecnologia evolve a un ritmo più veloce delle norme e, spesso, della conoscenza collettiva. Un fenomeno sempre più diffuso è l’uso, da parte dei lavoratori, di dispositivi magnetici o app sul proprio smartphone che consentono di registrare telefonate, meeting su piattaforme come Teams o Zoom o conversazioni ambientali.
A questi strumenti si affiancano software di trascrizione automatica in tempo reale e sistemi di intelligenza artificiale (tra i più noti ChatGPT), capaci di riassumere grandi quantità di dati vocali.
I più moderni dispositivi di registrazione sono piccoli, invisibili e facilmente collegabili agli smartphone ma, soprattutto, sono alla portata di tutti, sia in termini di reperibilità sia in termini economici.
Uno degli aspetti più interessanti è che spesso tutto questo avviene senza che gli interlocutori ne siano a conoscenza. Se gli ambienti in cui queste registrazioni vengono raccolte è un luogo di lavoro, la questione assume contorni complessi. Come può e deve gestire questo tipo di situazioni il datore di lavoro?
Questi temi, oggi, rappresentano una nuova frontiera nella gestione di aspetti quali il know-how, la protezione dei dati personali, la trasparenza e la sicurezza di una azienda.
La normativa italiana in materia di registrazioni è complessa. Tralasciando in questa sede tutto quanto previsto circa le intercettazioni disposte dall’Autorità Giudiziaria, vale la pena approfondire la disciplina relativa alle registrazioni di conversazioni (telefoniche o tra presenti) effettuate da privati cittadini che partecipano direttamente ai dialoghi ed effettuano delle registrazioni all’insaputa degli altri. Su questo punto, la giurisprudenza, in particolare quella di legittimità, ha sviluppato un orientamento consolidato.
Secondo l’orientamento maggioritario e costante della giurisprudenza (penale) di legittimità, infatti, la registrazione fonografica di un colloquio tra presenti, compiuta di propria iniziativa da uno degli interlocutori, non rientra nel concetto di intercettazione in senso tecnico. La motivazione risiede nel fatto che chi conversa accetta in qualche misura il rischio che la conversazione venga documentata mediante registrazione.
Alla luce di tale orientamento, pertanto, la liceità della registrazione è strettamente connessa alla partecipazione dell’autore alla conversazione.
Tuttavia, tale liceità incontra dei limiti. Tali limiti sono infatti rappresentati dal contesto spaziale e dall’utilizzo che si fa di queste registrazioni.
Per quanto riguarda il contesto spaziale, la registrazione mantiene carattere di liceità se effettuata all’interno dell’abitazione del soggetto registrante, in un luogo di sua pertinenza (come, ad esempio, il luogo di lavoro) ovvero in un luogo pubblico o aperto al pubblico.
Di converso, ciò implica che è considerata illegittima una registrazione effettuata nella privata dimora del soggetto intercettato o in altro luogo privato di sua pertinenza, potendo configurare il reato di illecita interferenza nell’altrui vita privata (ex art. 615-bis c.p.).
In questo scenario, è opportuno considerare che trattare una registrazione di conversazioni costituisce un trattamento di dati personali secondo la definizione di cui all’articolo 4 del Regolamento UE 2016/679 – il “GDPR”.
In questa ipotesi, se la registrazione è volta a far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, il trattamento dei dati personali (e quindi la registrazione stessa) può essere effettuato anche senza il consenso dell’interessato e senza l’informativa preventiva, purché i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il tempo strettamente necessario. Questo principio, seppur espresso in riferimento alla normativa pre-GDPR, è tuttavia coerente con le basi giuridiche del trattamento previste dal GDPR: ad esempio l’art. 6 par. 1 lett. f) che prevede il legittimo interesse, include la difesa in giudizio.
In linea generale, le registrazioni di conversazioni (telefoniche o tra presenti) così raccolte sono ammissibili nel processo civile. La loro efficacia probatoria è ovviamente subordinata alla verifica della loro autenticità ma la giurisprudenza di legittimità ha avuto modo di chiarire che la registrazione fonografica di un colloquio tra presenti, operata dal lavoratore e avente a oggetto un colloquio con il datore di lavoro, non integra illecito disciplinare e non lede il rapporto fiduciario, essendo scriminata dall’esercizio del diritto di difesa.
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« Même les espaces extérieurs, où l’activité professionnelle se déroule de manière occasionnelle ou sporadique, doivent être considérés comme des “lieux de travail”. »
C’est ce qu’a précisé le Tribunal administratif régional (TAR) de Toscane, en accueillant le recours présenté par une société qui demandait l’annulation du refus émis par l’Inspection territoriale du travail (ITL) en réponse à sa demande d’installation de dispositifs audiovisuels dans l’établissement de l’entreprise.
Les faits
L’affaire trouve son origine dans la demande soumise par une société à l’ITL compétente qui – comme prévu à l’article 4 du Statut des travailleurs (Loi 300/70) – s’était adressée à l’Administration publique après l’échec des négociations avec les représentants syndicaux de l’entreprise.
En particulier, la société expliquait que, malgré la présence d’un système de vidéosurveillance déjà installé depuis un certain temps le long du périmètre du site industriel, la nécessité d’installer 9 caméras supplémentaires subsistait. Ces caméras devaient être positionnées dans une zone périphérique de l’installation, afin de surveiller le bon traitement des déchets dans les zones de déchargement prévues à cet effet – zones dans lesquelles intervenaient également des personnes extérieures à l’organigramme de l’entreprise – ceci dans le but de prévenir les risques pour la sécurité des travailleurs, les incendies, les dommages environnementaux, ainsi que pour la protection du patrimoine de l’entreprise.
Le rejet de l’Inspection du travail était fondé sur la qualification des zones concernées comme lieux de travail et sur le caractère disproportionné de la mesure, jugée inadaptée par rapport aux risques invoqués.
La position du Tribunal
Le Collège a jugé fondé le recours présenté par l’entreprise pour les raisons suivantes :
Autres analyses connexes :
Mercredi dernier, le 24 avril 2024, les députés européens ont adopté le texte de la nouvelle directive sur les conditions de travail des travailleurs des plateformes numériques. Comme nous l’apprend le communiqué de presse publié sur le site institutionnel du Parlement, la directive vise « à garantir que les personnes travaillant via des plateformes aient un statut professionnel correctement défini et à corriger le « faux travail indépendant » en introduisant « une présomption de relation de travail (par opposition au travail indépendant) qui est déclenchée dès que des faits indiquent la présence d’un contrôle et d’une direction conformément au droit national et aux conventions collectives [ …] ».
Parmi les innovations introduites par la directive, dans la mesure où elles nous intéressent ici, figurent des limitations au traitement des données à caractère personnel par des systèmes de prise de décision ou de contrôle automatisés. Par exemple, aucun traitement ne peut être effectué sur (i) les données relatives à l’état émotionnel ou psychologique de la personne effectuant un travail via des plateformes numériques ; (ii) les données à caractère personnel relatives à des conversations privées ; (iii) les données appartenant à la catégorie des données spéciales (anciennement désignées en tant que données sensibles) ou les données biométriques ; ou (iv) les données du travailleur effectuant des activités via une plateforme numérique lorsqu’il n’effectue pas son activité via la plateforme elle-même ne pourront pas être collectées.
Tout ceci sera valable et devra être appliqué dès le début des procédures de recrutement et de sélection et pendant toute la durée de la relation. Il est entendu que, compte tenu du type de traitement et du risque élevé qu’il peut entraîner pour les droits et libertés des personnes physiques, les traitements de données effectués par l’intermédiaire d’une plateforme numérique de travail devront faire l’objet d’analyses d’impact spécifiques en vertu de l’article 35 du règlement (UE) 2016/679. Les analyses d’impact réalisées par l’employeur doivent ensuite être partagées avec les représentants des travailleurs.
Un autre élément clé concerne les obligations de transparence. Les personnes qui travaillent sur des plateformes numériques devront être informées, de manière transparente, intelligible et facilement accessible, dans un langage simple et clair, de tous les types de décisions soutenues ou prises par des systèmes automatisés de prise de décision ou de contrôle. Il s’agit d’un élément avec lequel le système juridique national italien s’est déjà « familiarisé », tant à la suite de l’introduction des dispositions énoncées dans le règlement (UE) 2016/679 que du dénommé « Décret transparence ».
Enfin, il est entendu que les États membres devront exiger que les plateformes numériques de travail garantissent des ressources humaines suffisantes pour contrôler et évaluer efficacement l’impact des décisions individuelles prises ou soutenues par des systèmes automatisés de prise de décision ou de contrôle.
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Le texte approuvé par le Parlement européen devra maintenant être formellement adopté par le Conseil et publié au Journal officiel de l’Union européenne. Suite à la publication, chaque État membre disposera de deux ans pour transposer les nouvelles dispositions dans son droit national.
Autres informations connexes :
Mercoledì 13 marzo 2024, il Parlamento europeo ha approvato la proposta di testo del c.d. “A.I. Act”, il primo testo normativo, un Regolamento, in materia di intelligenza artificiale, che – stabilendo obblighi per l’A.I. sulla base dei possibili rischi e del livello d’impatto – si pone l’obiettivo di proteggere il rispetto dei diritti fondamentali degli individui, della democrazia e della sostenibilità ambientale dai sistemi “ad alto rischio”.
Sono “ad alto rischio” i sistemi di A.I. destinati a essere utilizzati per:
Per avere maggiori informazioni sull’argomento, contattaci a info@delucapartners.it
D’un côté, la conjoncture, avec le cycle de croissance qui est en train de ralentir et la crainte que de nombreuses entreprises devront jeter l’éponge dans les mois à venir. De l’autre, les changements structurels qui surviennent dans la société et qui entraînent une demande croissante de profils professionnels difficiles à trouver sur le marché, étant donné que la formation évolue très lentement. Le travail continue d’être en haut de l’agenda politique, avec les hypothèses de réforme qui se suivent, à la recherche d’un difficile équilibre entre la garantie d’une rétribution décente pour tous et la flexibilité nécessaire pour ne pas étouffer l’énergie du marché. Les changements en cours ne concernent pas seulement les dynamiques de la demande et de l’offre et les choix du législateur, mais aussi les sentences des tribunaux, qui dans ce domaine jouent depuis toujours un rôle important. Le dernier exemple de ce type remonte à il y a quelques semaines, quand le Conseil Constitutionnel est de nouveau intervenu sur la réglementation des licenciements (arrêt n° 125/2022). « Le démantèlement de la réforme lancée par le législateur en 2012 se poursuit », analyse Vittorio De Luca, managing partner du cabinet d’avocats De Luca & Partners, se référant d’abord à la loi Fornero, et aux mesures prises par le Gouvernement Renzi ensuite. « Déjà dans le passé deux sentences ont frappé le contrat à protection croissante, prévu par la réforme dite Jobs Act, en déclarant l’illégitimité du mécanisme automatique de détermination de l’indemnité paramétré seulement sur l’ancienneté de service ». De plus, concernant l’art. 18 du Statut des Travailleurs, le Conseil Constitutionnel est intervenu sur la partie concernant les licenciements économiques.
