L’uso di sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati richiede di comunicare al lavoratore gli aspetti del rapporto coinvolti, gli scopi e le finalità dei sistemi e il loro funzionamento.

L’introduzione e sempre maggior applicazione pratica di tecnologie caratterizzate dall’impiego di sistemi di intelligenza artificiale ha inaugurato una nuova stagione di dibattito in merito alle principali questioni etiche, sociali e giuridiche attorno all’impiego di tali tecnologie e alle relative conseguenze.
A livello comunitario è emersa la necessità di garantire che le nuove tecnologie si sviluppino nel rispetto dei diritti fondamentali e della dignità delle persone, per raggiungere finalità che non contrastino con gli interessi della collettività. A tal fine, la Commissione europea ha avanzato la Proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce regole armonizzate sull’intelligenza artificiale varata a Bruxelles il 21 aprile 2021 ed approvata il 14 giugno 2023 (I.A. Act).
Il contesto lavorativo non è immune da tali cambiamenti, basti pensare, ad esempio, ai sistemi utilizzati per la gestione logistica nei magazzini nonché alle piattaforme impiegate dai rider.

L’Artificial Intelligence Act e la direttiva Trasparenza

L’A.I. Act qualifica come “sistemi ad alto rischio”, quei sistemi di intelligenza artificiale utilizzati «nel settore dell’occupazione, nella gestione dei lavoratori e nell’accesso al lavoro autonomo, in particolare per l’assunzione e la selezione delle persone, per l’adozione di decisioni in materia di promozione e cessazione del rapporto di lavoro, nonché per l’assegnazione dei compiti, per il monitoraggio o la valutazione delle persone nei rapporti contrattuali legati al lavoro». Tale classificazione deriva dal fatto che «tali sistemi possono avere un impatto significativo sul futuro di tali persone in termini di future prospettive di carriera e sostentamento».

In relazione al rapido sviluppo nell’ambiente lavorativo di sistemi automatizzati e ai rischi connessi, l’Unione Europea ha altresì sottolineato l’importanza che i lavoratori siano informati in modo completo e tempestivo sulle condizioni essenziali del loro impiego. A tal fine, il legislatore nazionale ha recepito la Direttiva Ue 2019/1152, relativa alla trasparenza e prevedibilità delle condizioni di lavoro. Ciò ha comportato l’obbligo per i datori di lavoro di fornire ai lavoratori e alle organizzazioni sindacali informazioni riguardanti l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati (Art. 1-bis del Dlgs 152/1997, introdotto dal decreto Trasparenza, Dlgs 104/2022). L’obiettivo, come sottolineato nelle premesse e nell’art. 1 della Direttiva UE, è quello di migliorare le condizioni di lavoro promuovendo un’occupazione più trasparente e prevedibile, mantenendo al contempo l’adattabilità del mercato del lavoro alle nuove tecnologie. La specifica informativa è richiesta quando le modalità di esecuzione delle prestazioni dei lavoratori sono organizzate tramite l’uso di sistemi decisionali e/o di monitoraggio automatizzati, che forniscono indicazioni rilevanti riguardanti l’assunzione, il conferimento dell’incarico, la gestione o la cessazione del rapporto di lavoro, l’assegnazione di compiti o mansioni e la sorveglianza, valutazione, prestazioni e adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Continua a leggere la versione integrale pubblicata su Norme e Tributi Plus Lavoro de Il Sole 24 Ore.

 D.L. 4 maggio 2023 n. 48, c.d.  “Decreto Lavoro“, entrato in vigore lo scorso 5 maggio, ha previsto nuove misure volte, tra le altre, a semplificare gli obblighi di informazione sul rapporto di lavoro che erano stati introdotti a carico delle aziende dal c.d. “Decreto Trasparenza” (D. Lgs. n. 104/2022).

A differenza del passato, alcune delle informazioni che il datore di lavoro era tenuto a dettagliare all’interno del contratto di lavoro o, in un’apposita informativa (durata periodo di prova, formazione, ferie e congedi retribuiti, preavviso di licenziamento e dimissioni, elementi retributivi, orario di lavoro, lavoro straordinario, enti previdenziali e assicurativi) potranno essere ora fornite ai lavoratori indicando semplicemente il riferimento normativo o della contrattazione collettiva, anche aziendale, applicata al rapporto di lavoro.  Ai fini della semplificazione, e al fine di garantire uniformità alle comunicazioni fornite dal datore di lavoro, quest’ultimo sarà tenuto a consegnare o a mettere a disposizione del personale, anche mediante pubblicazione sul sito web, i contratti collettivi nazionali, territoriali e aziendali, nonché gli eventuali regolamenti aziendali applicabili al rapporto di lavoro.      

Lo scorso 4 maggio è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legge n. 48/2023 (cd. “Decreto Lavoro”) recante “Misure urgenti per l’inclusione sociale e l’accesso al mondo del lavoro”.

Il Decreto ha introdotto importanti novità in materia di diritto del lavoro, previdenza e assistenza sociale, con effetto dal 5 maggio 2023.

Tra le principali novità introdotte in materia di diritto del lavoro vi è la modifica della disciplina delle causali dei contratti di lavoro a tempo determinato, con un rafforzamento del ruolo della contrattazione collettiva.

In particolare, l’individuazione delle condizioni che legittimano l’apposizione al contratto di un termine superiore a 12 mesi e non eccedente i 24, la proroga oltre i 12 mesi o il rinnovo di un contratto a termine, viene rimessa esclusivamente ai casi previsti dai contratti collettivi stipulati dalle associazioni comparativamente più rappresentative a livello nazionale o, in assenza di suddette previsioni e fino al 30 aprile 2024, alle parti individuali, per esigenze di natura tecnica organizzativa e produttiva.

Il Decreto introduce inoltre una semplificazione delle modalità con cui il datore di lavoro è chiamato ad adempiere agli obblighi informativi introdotti dal “Decreto Trasparenza”.

A differenza del passato, alcune delle informazioni che il datore di lavoro era tenuto a dettagliare all’interno del contratto di lavoro o in un’apposita informativa (durata periodo di prova, formazione, ferie e congedi retribuiti, preavviso di licenziamento e dimissioni, elementi retributivi, orario di lavoro, lavoro straordinario, enti previdenziali e assicurativi) potranno essere ora fornite ai lavoratori indicando semplicemente il riferimento normativo o della contrattazione collettiva, anche aziendale, applicata al rapporto di lavoro.  

Ai fini della semplificazione, e al fine di garantire uniformità alle comunicazioni fornite dal datore di lavoro, quest’ultimo sarà tenuto a consegnare o a mettere a disposizione del personale, anche mediante pubblicazione sul sito web, i contratti collettivi nazionali, territoriali e aziendali, nonché gli eventuali regolamenti aziendali applicabili al rapporto di lavoro. 

Un ulteriore semplificazione viene inoltre prevista anche mediante la restrizione dell’ambito di applicazione degli obblighi informativi previsti in capo al datore di lavoro in caso di utilizzo di sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati.

Ulteriori misure introdotte dal Decreto riguardano:

• la modifica alla disciplina in materia di salute e sicurezza sul lavoro, con particolare riferimento agli obblighi di nomina e agli oneri a cui deve assolvere il medico competente per il rilascio del parere di idoneità, oltre all’introduzione di ulteriori obblighi formativi in capo al datore di lavoro in caso di utilizzo di attrezzature che richiedano conoscenze particolari;
• la possibilità per le imprese con più di 1000 dipendenti che abbiamo sottoscritto contratti di espansione di gruppo entro il 31 dicembre 2022 e che non siano ancora conclusi, di stipulare un accordo integrativo in sede ministeriale fino al 31 dicembre 2023;
• la possibilità di richiedere un ulteriore periodo di CIGS, fino al 31 dicembre 2023, in deroga ai limiti di durata massima, per le imprese che, nel 2022, abbiano attivato piano di riorganizzazione e ristrutturazione e che, per la prolungata indisponibilità dei locali aziendali, non siano riuscite a completarli.

Il Decreto ha previsto inoltre una serie di misure in materia di previdenza e assistenza sociale, volte soprattutto a sostenere l’occupazione giovanile, a favorire l’inserimento stabile nel mercato del lavoro dei beneficiari dell’Assegno per l’inclusione e a ridurre il cuneo fiscale.

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Lo scorso 24 gennaio 2023, l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (il “Garante”) ha reso note le prime indicazioni interpretative ed operative circa il trattamento dei dati personali dei lavoratori effettuati dai datori di lavoro attraverso l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni (i) rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico; della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro; dell’assegnazione di compiti o mansioni o (ii) incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori. A seguito dell’entrata in vigore il d.lgs 104/2022, noto come “Decreto Trasparenza”, infatti, ciascun datore di lavoro che impieghi uno o più degli strumenti sopra citati è tenuto a fornire ai lavoratori interessati una serie di informazioni ulteriori rispetto a quanto già disciplinato dagli articoli 13 e 14 del GDPR (il Regolamento (UE) 2016/679 ). Anche alla luce delle ultime indicazioni del Garante, tutto ciò comporta, per i datori, l’esigenza di effettuare delle analisi dei processi interni alle organizzazioni di riferimento volte ad individuare la presenza di tali sistemi così da elaborare e definire le necessa attività da adottare per garantire la conformità alle normative in materia di diritto del lavoro e di data protection.   

In un’ottica di raccordo con le indicazioni già fornite dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro (circolare n. 4 del 10 agosto 2022), il Ministero del Lavoro, con la circolare in commento, è intervenuto a chiarire ed ulteriormente specificare la portata applicativa dei nuovi obblighi informativi introdotti dal Decreto Legislativo n. 104 del 27 giugno 2022 (c.d. “Decreto Trasparenza”).

Come già rilevato dalla circolare INL n. 4/2022, il datore di lavoro è ora tenuto a fornire al lavoratore le informazioni di base riferite ai singoli istituti di cui al nuovo articolo 1 del D.lgs. 152/1997, potendo rinviare per le informazioni di maggior dettaglio al contratto collettivo o ai documenti aziendali che devono essere consegnati o messi a disposizione del lavoratore secondo le prassi aziendali.

Secondo il Ministero, la ratio sottesa alla riforma è quella di ampliare e rafforzare gli obblighi informativi, ma tale operazione di ampliamento e di rafforzamento deve essere calata nella concretezza del rapporto di lavoro, volendo con ciò sottolineare come l’obbligo informativo non possa “ritenersi assolto con l’astratto richiamo delle norme di legge che regolano gli istituti oggetto dell’informativa, bensì attraverso la comunicazione di come tali istituti, nel concreto, si atteggiano, nei limiti consentiti dalla legge, nel rapporto tra le parti, anche attraverso il richiamo della contrattazione collettiva applicabile al contratto di lavoro”.

Nel quadro dei nuovi adempimenti richiesti al datore di lavoro in tema di informazione, la circolare si sofferma su alcuni specifici profili, come di seguito riportati.

CONGEDI

Per quanto riguarda le informazioni da fornire in merito alla «durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore o, se ciò non può essere indicato all’atto dell’informazione, le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi», il Ministero ha chiarito che:

• il datore di lavoro ha l’obbligo di indicare la «durata» del congedo per ferie;
• per quanto riguarda la nozione di “congedo” rilevano esclusivamente i «congedi retribuiti», per cui non vi è obbligo di comunicazione di quelli per i quali non è prevista la corresponsione della retribuzione;
• l’obbligo di informazione riguarda solo quelle astensioni espressamente qualificate dal legislatore come «congedo» e così in via esemplificativa e non esaustiva: (i) congedi di maternità e paternità; (ii) congedo parentale; (iii) congedo straordinario per assistenza a persone disabili; (iv) congedo per cure per gli invalidi; (v) congedo per le donne vittime di violenza di genere.
  

RETRIBUZIONE

In merito all’obbligo di informare il lavoratore circa «l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento», il Ministero ha chiarito che:

• con tale formulazione ci si riferisce alle componenti della retribuzione di cui sia «oggettivamente possibile la determinazione al momento dell’assunzione»;
• il datore di lavoro «non potrà indicare l’importo degli elementi variabili della retribuzione», pur essendo tenuto ad indicare al lavoratore in base a quali «criteri» tali elementi variabili saranno riconosciuti e corrisposti;
• il welfare aziendale o il buono pasto non rientrano ordinariamente nell’assetto retributivo e, dunque, non sono oggetto dell’informativa, a meno che non siano previsti dalla contrattazione collettiva o dalle prassi aziendali come componenti dell’assetto retributivo.
  

ORARIO DI LAVORO PROGRAMMATO

Il datore di lavoro deve informare su «la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile».

Al riguardo, il Ministero del Lavoro, specifica che:

• le informazioni devono riguardare, «più che la generale disciplina legale, soprattutto i riferimenti al contratto collettivo nazionale e agli eventuali accordi aziendali» che lo regolano;
• le informazioni devono essere incentrate sulla «concreta articolazione dell’orario di lavoro» applicata al dipendente, «sulle modalità e sui limiti di espletamento del lavoro straordinario e sulla relativa retribuzione».
  

ULTERIORI OBBLIGHI INFORMATIVI NEL CASO DI UTILIZZO DI SISTEMI DECISIONALI O DI MONITORAGGIO AUTOMATIZZATI

Come noto, l’articolo 1-bis del d.lgs. n. 152/1997, inserito dall’articolo 4, lett. b), del Decreto Trasparenza, prevede in capo al datore di lavoro ulteriori obblighi informativi nel caso in cui utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Con la circolare in commento, il Ministero del Lavoro ha chiarito che, dalla lettura della disposizione possono individuarsi due distinte ipotesi che il decreto ha voluto regolare per gli aspetti informativi, qualora il datore di lavoro utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati che siano:

1. finalizzati a realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro;
2. incidenti sulla sorveglianza, sulla valutazione, sulle prestazioni e sull’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Per quanto riguarda l’ipotesi sub a), la circolare individua alcuni casi esemplificativi in cui trovano applicazione gli obblighi informativi di cui all’art. 1 bis, ossia:

• l’assunzione o conferimento dell’incarico tramite l’utilizzo di chatbots durante il colloquio, la profilazione automatizzata dei candidati, lo screening dei curricula, l’utilizzo di software per il riconoscimento emotivo e test psicoattitudinali, ecc.;
• la gestione o cessazione del rapporto di lavoro con assegnazione o revoca automatizzata di compiti, mansioni o turni, definizione dell’orario di lavoro, analisi di produttività, determinazione della retribuzione, promozioni, etc., attraverso analisi statistiche, strumenti di data analytics o machine learning, rete neurali, deep-learning, ecc.

Discorso a parte merita, invece, la previsione sub b), riguardante «le indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori». Anche in questa ipotesi, secondo il Ministero, il datore di lavoro ha l’obbligo di informare il lavoratore dell’utilizzo di tali sistemi automatizzati, quali – a puro titolo di esempio: tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, sistemi per il riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking, etc.

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