Courriels professionnels et métadonnées : le Garant italien de la vie privée met à jour le document d’orientation (Economy Magazine, 1 juillet 2024 – Vittorio De Luca, Martina De Angeli)

Il y a quelques jours, le Garant italien de la vie privée est revenu sur le sujet de la conservation des métadonnées des courriels professionnels par l’employeur. La décision du 6 juin, intitulée « Programmes et services informatiques de gestion du courrier électronique dans le cadre professionnel et traitement des métadonnées », étend la durée de conservation des métadonnées de 7 à 21 jours. Cette décision, n° 364 du 6 juin 2024, intervient quelques semaines après la publication d’une première version du document d’orientation sur la conservation des métadonnées, qui avait suscité de nombreux doutes et discussions parmi les professionnels au point d’amener l’Autorité à engager une consultation publique.

Que sont les métadonnées ?

Il convient avant tout de clarifier la définition des « métadonnées ». En effet, ce terme ne désigne pas les informations contenues dans les messages de courriels dans leur « corps », mais plutôt les informations relatives aux opérations d’envoi et de réception et de tri des messages qui peuvent inclure les adresses électroniques de l’expéditeur et du destinataire, les adresses IP des serveurs ou clients impliqués dans l’acheminement du message, les heures d’envoi, de retransmission ou de réception, la dimension du message, la présence et la dimension des éventuelles pièces jointes et, dans certains cas, eu égard au système de gestion du service de messagerie utilisé, également l’objet du message envoyé ou reçu.

Comme mentionné ci-dessus, avec les directives de l’Autorité, la période de conservation a été étendue à 21 jours, ce délai étant toutefois à considérer comme indicatif.

En effet, toute conservation pour une durée plus longue ne peut être réalisée qu’en présence de conditions spécifiques qui rendent la prolongation nécessaire et, dans tous les cas, les spécificités de cette nécessité doivent être suffisamment prouvées.

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