Emanate le prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati

È terminata la procedura di revisione delle 9 Autorizzazioni Generali rilasciate dal Garante privacy nel 2016 quando era in vigore la precedente normativa, alla luce del Regolamento UE in materia di protezione dei dati personali 2016/679 (“GDPR”).

A conclusione della consultazione pubblica avviata lo scorso dicembre, il Garante ha adottato il Provvedimento 146 del 5 giugno 2019, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del successivo 30 luglio, contenente gli obblighi che debbono essere rispettati, in diversi settori per poter trattare particolari categorie di dati personali (ad es. dati attinenti allo stato di salute, all’orientamento sessuale, dati genetici e biometrici).

Le prescrizioni riguardano il trattamento:

• di dette categorie particolari di dati (i) nei rapporti di lavoro; (ii) da parte degli organismi di tipo associativo, delle fondazioni, delle chiese e associazioni o comunità religiose, cosi come da parte degli investigatori privati; nonché
• dei dati genetici e il trattamento effettuato per scopi di ricerca scientifica.

Il Provvedimento è stato adottato in base al D.Lgs. 101/2018 recante disposizioni di adeguamento dell’ordinamento nazionale al GDPR, tenuto anche conto dei contributi maggiormente significativi e pertinenti inviati dai partecipanti alla consultazione pubblica.

Nello stesso Provvedimento il Garante ha precisato che l’Autorizzazione Generale sul trattamento dei dati giudiziari da parte di privati, enti pubblici economici e soggetti pubblici cessa di produrre i propri effetti, non rientrando tra le situazioni di trattamento richiamate dell’art. 21 del D.Lgs. 101/2018.

Cessano anche di produrre effetti, poiché prive di specifiche prescrizioni, le Autorizzazioni Generali 2, 4 e 5, inerenti rispettivamente il trattamento (i) dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, (ii) dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti e (iii) dei dati sensibili da parte di diverse categorie di titolari.

In questa sede vengono esaminate le prescrizioni inerenti il trattamento dei dati nei rapporti di lavoro.

Ambito di applicazione

Le prescrizioni si applicano a tutti coloro che, a vario titolo (titolare/responsabile del trattamento), effettuano trattamenti per finalità d’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro e, tra gli altri:

1. alle agenzie per il lavoro e altri soggetti che, in conformità alla legge, svolgono, nell’interesse di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale ivi compresi gli enti di formazione accreditati;
2. alle persone fisiche e giuridiche, imprese, anche sociali, enti, associazioni e organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee;
3. al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza;
4. ai soggetti che curano gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo;
5. al medico competente.

Interessati a cui si riferiscono i dati

Gli interessati sono:

1. i candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro, anche in caso di curricula spontaneamente trasmessi ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro;
2. i lavoratori subordinati;
3. i consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari;
4. i soggetti che svolgono collaborazioni organizzate dal committente, o altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione, anche sotto forma di prestazioni di lavoro accessorio;
5. le persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi sopra indicati.;
6. i terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
7. i terzi (familiari o conviventi dei soggetti di cui alla precedente lett. b) e d) per il rilascio di agevolazioni e permessi.

Finalità del trattamento

Ai sensi dell’art. 9, par. 2, del GDPR, il trattamento delle categorie particolari di dati personali deve essere effettuato solo se necessario:

1. per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell’Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché del riconoscimento di agevolazioni ovvero dell’erogazione di contributi, dell’applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;
2. anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
3. per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
4. per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti da leggi, regolamenti o contratti collettivi. Ciò, purché i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento;
5. per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
6. per garantire le pari opportunità nel lavoro;
7. per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.

Prescrizioni specifiche relative a diverse categorie di dati

1. Trattamenti effettuati nella fase preliminare all’instaurazione del rapporto di lavoro

Le agenzie per il lavoro e agli altri soggetti che, in conformità alla legge, svolgono, nell’interesse proprio o di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale possono trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica dei candidati, solo se la loro raccolta sia giustificata da scopi determinati e legittimi e sia necessaria per instaurare un rapporto di lavoro/collaborazione.

Il trattamento effettuato ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro, sia attraverso questionari inviati anche per via telematica sulla base di modelli predefiniti, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso l’invio di curricula, deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti e limitate a quanto necessario a tali finalità, anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità dei profili professionali richiesti.

Qualora nei curricula inviati dai candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita, i datori di lavoro che effettuano la selezione devono astenersi dall’utilizzare tali informazioni.

I dati genetici non possono essere trattati al fine di stabilire l’idoneità professionale di un candidato all’impiego, neppure con il consenso dell’interessato.

1. Trattamenti effettuati nell’ambito del rapporto di lavoro

Il datore di lavoro tratta dati che rivelano le convinzioni religiose o filosofiche ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico esclusivamente in caso di fruizione di permessi in occasione di festività religiose o per le modalità di erogazione dei servizi di mensa o, nei casi previsti dalla legge, per l’esercizio dell’obiezione di coscienza.

Il datore di lavoro tratta dati che rivelano le opinioni politiche o l’appartenenza sindacale, o l’esercizio di funzioni pubbliche e incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali esclusivamente:

• ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali nonché
• per consentire l’esercizio dei diritti sindacali compreso il trattamento dei dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni sindacali.

Il datore di lavoro:

• in caso di partecipazione di dipendenti ad operazioni elettorali in qualità di rappresentanti di lista, in applicazione del principio di necessità, non deve trattare nell’ambito della documentazione da presentare al fine del riconoscimento di benefici di legge, dati che rivelino le opinioni politiche; e
• non può trattare dati genetici al fine di stabilire l’idoneità professionale di un dipendente, neppure con il consenso dell’interessato.

Modalità di trattamento

Con riferimento alle modalità di trattamento:

1. i dati devono essere raccolti, di regola, presso l’interessato;
2. in tutte le comunicazioni all’interessato, contenenti categorie particolari di dati, devono essere utilizzate forme di comunicazione anche elettroniche individualizzate nei confronti di quest’ultimo o di un suo delegato, anche per il tramite di personale autorizzato. Nel caso in cui si proceda alla trasmissione del documento cartaceo, questo dovrà essere trasmesso, di regola, in plico chiuso, salva la necessità di acquisire, anche mediante la sottoscrizione per ricevuta, la prova della ricezione dell’atto;
3. i documenti che contengono categorie particolari di dati, ove debbano essere trasmessi ad altri uffici o funzioni della medesima struttura organizzativa in ragione delle rispettive competenze, devono contenere esclusivamente le informazioni necessarie allo svolgimento della funzione senza allegare, ove non strettamente indispensabile, documentazione integrale o riportare stralci all’interno del testo. A tal fine dovranno essere selezionate e impiegate modalità di trasmissione della documentazione che ne garantiscano la ricezione e il relativo trattamento da parte dei soli uffici o strutture organizzative competenti e del solo personale autorizzato;
4. quando per ragioni organizzative, e nell’ambito della predisposizione di turni di servizio, si proceda a mettere a disposizione a soggetti diversi dall’interessato (ad esempio, altri colleghi) dati relativi a presenze ed assenze dal servizio, il datore di lavoro non deve esplicitare, in alcun modo le causali dell’assenza dalle quali sia possibile evincere la conoscibilità di particolari categorie di dati personali (es. permessi sindacali o dati sanitari).