E-mail aziendali: la Corte di Cassazione ribadisce i limiti dei controlli datoriali (Norme & Tributi Plus Diritto de Il Sole 24 Ore, 27 febbraio 2025 – Vittorio De Luca, Martina De Angeli)

La Corte di Cassazione, con ordinanza del 13 gennaio 2025, n. 807, è tornata nuovamente sul tema della legittimità dei controlli datoriali effettuati tramite accesso alla casella di posta elettronica aziendale dei lavoratori. Con quest’ultima pronuncia, la Suprema Corte ha ribadito che il datore di lavoro può sì eseguire indagini accedendo alla mail aziendale del dipendente ma ciò è legittimo solo a partire dal momento in cui sorge il fondato sospetto della commissione di un illecito. Ne deriva che eventuali informazioni raccolte in una fase precedente non sono utilizzabili per nessuna finalità comprese, quindi, eventuali azioni disciplinari nei confronti del lavoratore infedele.

Nel caso di specie, la società intimava il licenziamento ad un proprio dirigente sulla base di informazioni raccolte durante un controllo effettuato sui file log di e-mail inviate dal lavoratore anteriormente all’”alert” inviato dal sistema informatico dell’azienda che aveva generato il “sospetto datoriale” e quindi sollevato l’esigenza di avviare dei controlli.

Già secondo la Corte d’Appello le informazioni così raccolte dalla società erano di fatto inutilizzabili per fini disciplinari e gli elementi di prova a motivazione del licenziamento avrebbero dovuto essere ricercati esclusivamente nelle giustificazioni rese dal dirigente.

La sentenza in esame solleva un’importante riflessione sul tema dei controlli datoriali in un contesto in cui le nuove tecnologie hanno notevolmente ampliato le possibilità di monitoraggio. È essenziale definire con chiarezza quali siano i confini da considerare affinché le azioni intraprese e i dati eventualmente raccolti possano essere considerati legittimi e conformi al quadro normativo oggi vigente. Il rischio è che informazioni che possano confermare la commissione di illeciti siano di fatto inutilizzabili.

Occorre anche considerare quanto sia fondamentale individuare il punto di equilibrio tra le esigenze di protezione degli interessi e dei beni aziendali e di libertà di iniziativa economica in capo al datore di lavoro e la tutela della dignità e della riservatezza del lavoratore. Se a fronte di un fondato sospetto il datore di lavoro potesse estendere il proprio controllo indistintamente a tutti i dati che fino a quel momento sono stati raccolti e conservati nel sistema informatico aziendale, l’equilibrio tra gli interessi in gioco verrebbe naturalmente meno. A ricordarlo è la stessa Corte di Cassazione (ordinanza 807/2025).

Ma quindi il datore di lavoro può porre in essere controlli tecnologici finalizzati a tutelare beni estranei al rapporto di lavoro o a evitare comportamenti illeciti da parte dei suoi dipendenti?

La risposta è sicuramente affermativa ma ciò è possibile a determinate condizioni.

• Deve generarsi un fondato sospetto della commissione di azioni e condotte illecite.

• Il controllo deve essere mirato, limitato nel tempo e finalizzato solo a ricercare elementi che confermino il sospetto generatosi.

• Oggetto di controllo possono essere esclusivamente le informazioni acquisite successivamente – ex post – all’insorgere del sospetto.

Ciò consente di individuare e assicurare il mantenimento del punto di equilibrio tra le diverse esigenze delle parti coinvolte citato anche con quest’ultima pronuncia dalla stessa Corte di Cassazione.

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