L’employeur qui maintient actif le compte de courrier électronique d’un ancien salarié commet une infraction

L’Autorité chargée de la protection des données à caractère personnel italienne a, avec sa « Décision n° 216 du 4 décembre 2019 », confirmé une position déjà consolidée selon laquelle, l’employeur qui maintient actif le compte de courrier électronique d’entreprise d’un salarié après l’interruption du rapport de travail et qui accède aux courriers électroniques contenus dans la boîte aux lettres, commet une infraction.

L’affaire

Une société a saisi une juridiction de droit du travail agissant à l’encontre d’un ancien salarié, car ce dernier proposait des produits en concurrence directe avec les siens. Les informations à l’appui de l’action avaient été recueillies par la société requérante en accédant à l’adresse de courrier électronique de l’ancien salarié, même après la cessation du rapport de travail.

Le salarié a ainsi présenté une réclamation auprès de l’Autorité chargée de la protection des données à caractère personnel, faisant valoir que son ancien employeur n’avait pas désactivé son compte de courrier électronique et avait accédé aux messages reçus dans ce dernier.

La société, dans le cadre de sa réponse à la réclamation déposée par le salarié, a affirmé que l’absence de désactivation du compte et l’acheminement des courriels à l’adresse du responsable de la fonction informatique, avaient été organisés car (i) l’ancien salarié avait omis d’envoyer aux clients une communication avec les nouvelles références de l’entreprise. Elle a ajouté, en outre, que (ii) seule la correspondance contenant des messages professionnels avait été ouverte et non pas celle personnelle, et que (iii) l’ancien salarié était au courant de la « pratique commerciale » selon laquelle l’employeur, après la cessation du rapport, vérifierait la correspondance qui lui était adressée.

Prenant acte de ce que les faits en cause étaient antérieurs à l’entrée en vigueur du règlement (UE) 2016/679 et que les informations avaient été données aux salariés à l’oral, l’Autorité chargée de la protection des données à caractère personnel a, néanmoins, déclaré illicite l’utilisation répétée du compte de courrier électronique individuel d’une personne n’appartenant plus à une entreprise.

L’Autorité chargée de la protection des données à caractère personnel a en effet affirmé que l’employeur doit agir dans le respect des principes de licéité, de nécessité et de proportionnalité, qui sont les fondements de la protection des données à caractère personnel. Elle a ainsi ordonné la suppression des comptes de courrier électronique d’entreprise attribuables à des personnes identifiées ou identifiables. De manière concomitante à la clôture du compte, selon l’Autorité, l’employeur est tenu de se doter, si nécessaire, de systèmes automatiques pour informer les tiers et leur fournir des adresses de contact alternatives. De plus, l’employeur doit adopter des mesures appropriées pour empêcher la visualisation de messages entrants pendant toute la période où le système automatique est actif.

Au sens de la Décision rendue par l’Autorité, c’est la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées qui permet de concilier, d’une part, l’intérêt du titulaire (l’employeur) à accéder aux informations nécessaires pour poursuivre la gestion de l’activité de travail et, d’autre part, d’assurer le respect de l’attente légitime du salarié à la confidentialité de sa correspondance.

De l’avis de l’Autorité, l’adoption d’un règlement intérieur conformément auquel les informations sur la gestion technique et organisationnelle adoptée sont partagées avec les salariés constitue l’une des mesures correctes à mettre en œuvre.