In attuazione della Direttiva UE 1937/2019 nel nostro ordinamento è entrato in vigore il D.lgs. 24/2023 che ha provveduto ad introdurre la nuova disciplina di legge in materia di whistleblowing. La fattispecie era in vigore già da alcuni anni nelle aziende tenute ad implementare i modelli 231 ed è oggi prevista in modo analitico e puntuale per tutte le aziende, dal punto di vista procedurale e sanzionatorio.
Il termine “whistleblowing” indica l’attività di segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali o della Ue di cui i lavoratori siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo. Per le aziende con più di 250 dipendenti l’obbligo di dotarsi di sistemi adeguati alla segnalazione è in vigore dal 15 luglio 2023, mentre per le piccole medie imprese l’obbligo è scattato a partire dal 17 dicembre.
Sono oggetto di segnalazione i comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in violazioni riconducibili alle specifiche fattispecie elencate nel decreto.
La persona che ritiene sussistente i presupposti per una segnalazione può ricorrere ai seguenti canali: (i) segnalazione interna; (ii) segnalazione esterna, se non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, o se questa è già stata fatta senza seguito, se il segnalante ha fondati motivi per ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato seguito o ci sarebbero rischi di ritorsione oppure se il segnalante ha fondato motivo per ritenere che la violazione costituisca un pericolo per il pubblico interesse; (iii) divulgazione pubblica, se il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e/o esterna senza riscontro, se vi è fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo per il pubblico interesse oppure se vi è fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa essere inefficace; (iv) denuncia all’autorità giudiziaria, sempre possibile.
I canali interni devono garantire la riservatezza della persona segnalante, del contenuto della segnalazione, del facilitatore e della persona coinvolta. Nella definizione dei canali di segnalazione interni è necessario ricorrere a strumenti idonei a recepire le segnalazioni sia in forma orale che scritta, essendo garantite al segnalante entrambe le modalità.
A tal proposito, l’Anac con delibera 311 del 12 luglio 2023 ha ritenuto la posta elettronica ordinaria e la posta elettronica certificata sistemi non adeguati a garantire la riservatezza, rimandando quindi all’utilizzo di piattaforme online. Per quanto riguarda la segnalazione cartacea, l’Anac ha richiesto che venga inserita in due buste chiuse (una con i dati identificativi e la seconda con la segnalazione vera e propria), inserendo poi entrambe le buste in una terza busta chiusa con indicazione esterna della dicitura “riservata” al gestore della segnalazione.
Per attuare il nuovo obbligo normativo, le aziende sono tenute a definire il canale con un atto organizzativo specifico; informare le rappresentanze sindacali; mettere a disposizione della persona segnalante informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne o esterne (ad esempio tramite il sito web o la pagina della piattaforma); garantire l’attività di formazione di coloro a cui è demandata la gestione del canale di segnalazione e a tutto il personale interno; adeguare il modello organizzativo 231 (se adottato) e porre in essere tutti gli adempimenti richiesti affinché sia rispettata la disciplina in materia di protezione dei dati personali ed i trattamenti effettuati siano ad essa conformi. Le imprese, infine, dovranno adottare un sistema sanzionatorio in caso di violazione delle disposizioni di cui al decreto.
In conclusione, il quadro regolatorio che scaturisce dalla disciplina introdotta con il D.lgs. n. 24/2023 alle imprese e agli operatori una grande attenzione nella predisposizione delle policy e degli strumenti organizzativi e di gestione necessari all’attuazione agli obblighi di legge in modo da assicurare, così, la tutela e la concreta valorizzazione dei principi etici di ogni organizzazione.
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